Оффис төлөвлөхдөө хамгийн түрүүнд “хэдэн ширээ багтах вэ?” гэж асуух нь түгээмэл. Гэхдээ сайн оффисын эхний асуулт нь өөр:
Манай хүмүүс өдөрт ямар ажлууд хийдэг вэ?
Нэг хүн өглөө тайлан дээрээ төвлөрч ажиллаад, үдээс хойш багийн уулзалтад орж, дараа нь хоёр хүнтэй богино ярилцлага хийх шаардлагатай байж болно. Тиймээс бүх хүнийг нэг төрлийн ширээ, нэг төрлийн орчинд бүтэн өдөр ажиллуулахаар төлөвлөх нь бодит хэрэглээтэй үргэлж нийцдэггүй.
Сайн төлөвлөсөн оффис нь хүмүүсийг нэг газарт барих биш, хийх ажилдаа тохирсон орчноо сонгох боломж өгдөг.
1. Эхлээд хүмүүс хэрхэн ажилладгийг ойлго
Тавилга сонгохоос өмнө багуудын өдөр тутмын ажлыг харна.
Жишээлбэл:
- Хэдэн хүн ихэнх цагаа компьютер дээр төвлөрч өнгөрөөдөг вэ?
- Багууд хоорондоо хэр олон уулздаг вэ?
- Онлайн болон видео хурал хэр их хийдэг вэ?
- Богино ярилцлага хийхэд хурлын өрөө байнга ашигладаг уу?
- Ажилтнууд тогтсон суудалтай байх шаардлагатай юу?
- Зочин, харилцагч хүлээн авах хэрэгцээ хэр их вэ?
- Нууцлал шаардсан ажил байдаг уу?
Эдгээр асуултын хариу нь хэдэн ширээ авах вэ гэдгээс илүүтэй ямар төрлийн орон зай хэрэгтэйг тодорхойлно.
2. Төвлөрч ажиллах орон зай
Бүх ажил хамтын ажиллагаа шаарддаггүй. Тайлан гаргах, судалгаа хийх, тооцоо боловсруулах, бичиг баримт бэлдэх зэрэг ажилд анхаарал төвлөрөх орчин хэрэгтэй.
Ийм хэсэгт:
- тав тухтай ажлын ширээ
- зөв тохируулгатай сандал
- хангалттай хувийн зай
- дуу чимээ, хөдөлгөөнөөс тодорхой хэмжээнд тусгаарлах боломж
чухал.
Нээлттэй оффист ч төвлөрч ажиллах боломж байх ёстой. Ширээний дэлгэц, акустик тусгаарлагч эсвэл нам гүм бүсээр үүнийг шийдэж болно.
Гол санаа нь ажилтныг бүрэн тусгаарлах биш, анхаарал сарних нөхцөлийг багасгах юм.
3. Хамтран ажиллах хэсгийг ажлын байртай ойр төлөвлө
Багаар ажиллах бүрд хурлын өрөө захиалах шаардлагагүй.
2–4 хүний богино ярилцлага, санаа солилцоо, хамтдаа дэлгэц харах зэрэг өдөр тутмын ажлыг жижиг хамтын ажиллагааны хэсэгт хийх боломжтой.
Ийм орчинд:
- жижиг уулзалтын ширээ
- өндөр ширээ
- модуль буйдан
- зөөврийн самбар
- дэлгэц ашиглах боломж
байхад хангалттай.
Хамгийн чухал нь эдгээр хэсгийг хүмүүсийн үндсэн ажлын байрнаас хэт хол байрлуулахгүй байх.
Богино ярилцлага хийхийн тулд оффисын нөгөө зах руу явах шаардлагатай бол хүмүүс эцэст нь ширээн дээрээ ярилцаж, ойр байгаа хүмүүсийн анхаарлыг сарниулдаг.
4. Бүх уулзалтад нэг төрлийн хурлын өрөө хэрэггүй
10–12 хүний том хурлын өрөөг хоёр хүн өдөржин ашиглаж байвал талбай үр ашиггүй ашиглагдаж байна гэсэн үг.
Уулзалтын хэрэгцээг хэмжээгээр нь ялгах нь зөв:
2–4 хүн
Богино уулзалт, ярилцлага, онлайн дуудлага
4–8 хүн
Багийн уулзалт, танилцуулга, хэлэлцүүлэг
8+ хүн
Томоохон хурал, сургалт, удирдлагын уулзалт
Ингэж өөр өөр хэмжээтэй хэсэг төлөвлөснөөр том хурлын өрөө жижиг уулзалтад дэмий эзлэгдэх нь багасна.
5. Хөдөлгөөн хийх зайг “үлдсэн талбай” гэж бүү үз
Оффисын коридор, ширээ хоорондын зайг сүүлд үлдсэн хэсгээр шийдэж болохгүй.
Хүмүүс өдөржин:
- суудлаасаа босно
- хамт ажиллагсад дээрээ очно
- хэвлэгч ашиглана
- хурлын өрөө рүү явна
- кофе авна
- зочин хүлээн авна
Тиймээс оффис дотор хөдөлгөөн саадгүй байх нь өдөр тутмын хэрэглээнд шууд мэдрэгддэг.
Хэт олон ширээ шахаж байрлуулах нь цаасан дээр хүний тоог нэмэгдүүлж болох ч бодит хэрэглээнд давчуу, дуу чимээтэй, тухгүй орчин бий болгодог.
Талбайг хамгийн их дүүргэх биш, хамгийн зөв ашиглах нь чухал.
6. Дуу чимээтэй болон нам гүм хэсгийг салга
Coffee point, хамтын ажиллагааны хэсэг, хурлын өрөөний орчимд хүн хөдөлгөөн, яриа их байна.
Харин төвлөрч ажиллах хэсэг түүнээс тодорхой зайтай байх хэрэгтэй.
Энэ хоёр төрлийн орчныг хажууд нь байрлуулаад зөвхөн өндөр тусгаарлагч тавих нь үргэлж хангалттай биш.
Оффисын бүсчлэлт хийхдээ эхнээс нь:
идэвхтэй бүс → завсрын бүс → нам гүм бүс
гэсэн логикоор харахад илүү үр дүнтэй.
Тавилга, акустик шийдэл дараа нь энэ төлөвлөлтийг дэмжинэ.
7. Нэг хүний нэг ширээ гэдэг дүрэм үргэлж зөв биш
Бүх ажилтан өдөр бүр оффист суудаг байгууллагад тогтсон ажлын байр шаардлагатай байж болно.
Харин хүмүүс:
- гадуур уулзалттай
- зайнаас ажилладаг
- байнга аялдаг
- ээлжээр ажилладаг
бол суудлын бодит хэрэглээг судлах хэрэгтэй.
Хоосон байдаг ширээ бүр талбай, тавилга, түрээсийн зардал эзэлж байна.
Гэхдээ shared desk ашиглана гэдэг зүгээр л ширээний тоог бууруулах гэсэн үг биш. Хадгалалт, хувийн эд зүйл, захиалгын систем, цэвэрлэгээ зэрэг өдөр тутмын хэрэглээг хамт шийдэх шаардлагатай.
8. Ирээдүйн өөрчлөлтийг тооц
Өнөөдөр 30 хүнтэй байгууллага хоёр жилийн дараа 45 хүнтэй болж болно. Багуудын бүтэц ч өөрчлөгдөнө.
Тиймээс оффисын тавилга хэт тогтсон, өөрчлөхөд хүндрэлтэй байвал жижиг өөрчлөлт бүр өндөр зардалтай болно.
Модуль бүтэцтэй:
- bench workstation
- зөөврийн storage
- модуль буйдан
- дахин байрлуулж болох тусгаарлагч
- өөр өөр хэмжээтэй нэг цувралын ширээ
зэрэг бүтээгдэхүүн сонгох нь оффисыг цаашид өөрчлөхөд илүү хялбар болгодог.
Нэг зөв харьцаа бүх оффист байдаггүй
Технологийн компани, банк, борлуулалтын баг, хуулийн фирм бүгд ижил оффисоор ажиллах боломжгүй.
Тиймээс:
60% workstation + 20% meeting + 20% collaboration
гэсэн нэг тогтсон томьёог бүх байгууллагад ашиглах нь зөв биш.
Харин тухайн байгууллагын ажил хэрхэн явагддагийг ойлгож байж:
- хэдэн төвлөрсөн ажлын байр
- хэдэн уулзалтын хэсэг
- ямар хэмжээтэй хурлын өрөө
- хэр их хамтын ажиллагааны орон зай
- ямар хадгалалт
хэрэгтэйг шийдэх нь зөв.
Тавилгаас өмнө ажлын хэв маягаа төлөвлө
Сайн оффисыг хамгийн үнэтэй тавилга биш, хүмүүсийн бодит хэрэгцээнд тохирсон зөв төлөвлөлт бий болгодог.
Төвлөрөх үедээ тайван суух газар, ярилцах үедээ бусдад саад болохгүй хэсэг, уулзах үедээ тохирох хэмжээний өрөө, өдрийн турш хөдөлгөөн хийх хангалттай зайтай байвал оффис өөрөө ажиллахад илүү хялбар болдог.
Тиймээс шинэ оффис төлөвлөхдөө хамгийн түрүүнд:
“Хэдэн ширээ багтаах вэ?”
гэж биш,
“Манай хүмүүс яаж ажилладаг вэ?”
гэж асуугаарай.